Важность процессного подхода и владельца процесса при закрытии месяца в ERP
В команде ТВБ реализуем проекты на основе принципов процессной эффективности.
Процессный подход — системный метод управления деятельностью организации, основанный на описании, стандартизации, мониторинге и улучшении бизнес-процессов. В рамках ERP-систем он позволяет обеспечить чёткое исполнение операций, повысить прозрачность и минимизировать риски ошибок.
Назначение владельца процесса — ключевой элемент успешного управления. Это лицо отвечает за своевременное и корректное выполнение процесса, координацию участников, контроль качества и соблюдение регламентных сроков.
Правило 1. Закрытие месяца и определение достоверного финансового результата — обычно 15 число следующего месяца за отчетным. Ответственный — «Финансовый контролер»
Закрытие месяца — комплекс процедур по сбору, сверке и фиксации финансовых данных за отчётный период в ERP. Фиксация результата должна быть завершена и учтена в системе не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным, чтобы обеспечить достоверную и своевременную отчётность.
Риски несвоевременного закрытия:
- Задержка формирования управленческой и бухгалтерской отчётности;
- Расхождения и ошибки в финансовых данных;
- Снижение доверия к системе и данным ERP;
- Увеличение трудозатрат на экстренные исправления;
- Нарушение требований регуляторов, возможные штрафы.
Правило 2. Установка даты запрета редактирования — обычно 15 число следующего месяца за отчетным. Ответственный — «Финансовый контролер»
Дата запрета редактирования — точка, после которой запрещено изменять данные за закрытый период, что гарантирует неизменность и корректность архивных финансовых данных.
Риски несвоевременной установки запрета:
- Позднее изменение финансовых данных без должного контроля;
- Риски мошенничества и ошибок;
- Нарушение регламентов и проблемные аудиты;
- Потеря стабильности и надёжности отчётности.
Правило 3. Декомпозиция ключевых процессов проверки при закрытии месяца в ERP — ответственный «Финансовый контролер»
| # | Процесс проверки | Задачи и суть контроля | Риски при несвоевременности и ошибках |
|---|---|---|---|
|
1
#
|
Контроль достоверности | Сверка остатков в кассах и на расчётных счетах с выставленными документами и банковскими выписками. Контроль своевременного ввода операций движения денежных средств. | Ошибки в учёте денег, финансовые потери, нарушение регуляторных требований, повышенные риски мошенничества. |
|
2
#
|
Запасы и себестоимость | Проверка правильности расчёта себестоимости продукции; контроль отсутствия отрицательных складских запасов; предотвращение отрицательных остатков на счетах. | Искажение себестоимости, неправильные управленческие решения, штрафы за нарушение учёта, материальные потери. |
|
3
#
|
Резервы | Контроль формирования и актуализации резервов по сомнительным долгам, отпускам, гарантиям и другим обязательствам. | Искажение финансового результата, неверное планирование обязательств, снижение доверия. |
|
4
#
|
Взаиморасчёты | Анализ корректности зачётов авансов, контроль расчётов по заказам и контрагентам, своевременное закрытие задолженностей. | Ошибки в расчётах, конфликты с контрагентами, потери финансов, неверные данные отчётности. |
|
5
#
|
Сверка контуров складского, оперативного и финансового учёта | Проверка согласованности данных между складом, производством и финансовым учётом для обеспечения целостности информации. | Несоответствия учёта, затруднения в аналитике, увеличенные финансовые и операционные риски. |
Роль владельца процесса
- Обеспечивает координацию действий между отделами бухгалтерии, склада, производства и ИТ;
- Следит за исполнением регламентов и сроков;
- Организует коммуникацию и обучение сотрудников;
- Контролирует своевременную установку запретов и завершение процедур;
- Настраивает автоматические проверки и уведомления в ERP.
Итог и рекомендации
Процессный подход с чётким назначением владельца процесса — залог своевременного и качественного закрытия месяца в ERP. Снижает риски ошибок, повышает доверие к финансовой информации, обеспечивает прозрачность и обязательное соблюдение регламентов.
Рекомендации при внедрении:
- Чётко описать процессы закрытия месяца и запрета редактирования;
- Назначить владельцев с полномочиями и ответственностью;
- Внедрить автоматизацию контроля и напоминаний;
- Регулярно проводить обучение и тестирование знаний сотрудников;
- Вести мониторинг и постоянное улучшение процессов.
Структурированный подход помогает успешно реализовать проекты внедрения ERP, обеспечить стабильность работы ИТ-системы и достичь надёжного управления финансовыми потоками в компании.
